San Fernando S.A.

Manual de Proveedores San Fernando

La calidad de los productos de consumo masivo elaborados por San Fernando depende en gran medida de la calidad de los productos y servicios que ustedes, nuestros proveedores, nos brindan.

"La calidad y la mejora continua son puntos clave para alcanzar la excelencia. San Fernando a través del presente manual desea brindar a nuestros proveedores la información necesaria que nos permita trabajar juntos, mejorando continuamente, para asegurar el logro de la excelencia"

Manual de Proveedores

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Introducción
Objetivo
Alcance
Misión, Visión y Valores
Principio
Perfil de San Fernando
Horarios de atención

Almacenes
Recepción de Facturas
Entrega de retenciones y pago de cheques

Obligaciones del proveedor
Integridad de la data
Comunicaciones
Medición de desempeño del proveedor
Procedimientos internos
Requisitos para la inscripción de proveedores
Presentación de ofertas y cotizaciones
Tipos de ordenes de compra
Recepción de ordenes de compra y aceptación
Comunicación sobre los cambios en los términos de la orden de compra y/o servicio.
Acta de conformidad de servicios
Aceptación o rechazo de bienes y servicios

ANEXOS

1. INTRODUCCIÓN

San Fernando considera a sus proveedores parte fundamental de la Cadena de Abastecimiento y por lo tanto un eslabón de vital importancia en el logro de la excelencia operativa.

Con la finalidad de establecer una relación mas sólida con nuestros actuales y futuros proveedores, se edita el Manual de Proveedores de San Fernando, que servirá de base para el desarrollo de alianzas y sociedades a largo plazo, que sean de beneficio para ambas partes y que nos lleven a la mejora continua de nuestros procesos.

2. OBJETIVO

El objetivo del presente manual es brindar a los proveedores de San Fernando, la información necesaria para asegurar el cumplimiento de las políticas, procedimientos, objetivos y metas definidas por San Fernando para el logro de la excelencia operativa.

3. ALCANCE

Este manual esta dirigido a todos los proveedores de bienes y servicios que inician o mantienen una relación comercial con

San Fernando.

4. MISIÓN, VISION Y VALORES

San Fernando desea compartir con sus proveedores su Misión, Visión y Valores, a fin de lograr un alineamiento con los mismos que permita el compromiso de un trabajo conjunto para el logro de los objetivos y metas

MISION

"Contribuir al bienestar de la humanidad suministrando alimentos de consumo masivo en el mercado global."

VISION 2011

"Ser competitivos a nivel mundial suministrando productos de valor agregado para la alimentación humana”

VALORES

- Honestidad
- Lealtad
- Laboriosidad
- Responsabilidad
- Respeto
- Practica de la Filosofía de Calidad Total
- Actitud de Liderazgo

5. PRINCIPIO

San Fernando tiene como principio fundamental:

“Silencio es aprobación”

Nuestros proveedores deben aplicar este mismo principio durante su relación comercial con San Fernando, informando oportunamente cualquier situación que pudiera poner en riesgo el suministro de los bienes y servicios y en consecuencia la calidad de nuestros productos.

6. PERFIL DE SAN FERNANDO

San Fernando es una empresa líder en los negocios en que participa. En sus 60 años de historia ha logrado convertirse en una empresa de éxito en la gestión empresarial, contando actualmente con 5 sólidas unidades de negocio: Pollos, Pavos, Cerdos, Huevos y Alimentos Procesados y sus productos se exportan a mercados tan diversos y exigentes como Japón, Venezuela, Colombia, Ecuador y Bolivia.

San Fernando se preocupa por alcanzar la excelencia en todos sus procesos. Este esfuerzo por atender las mayores exigencias de un mercado altamente competitivo datan de los orígenes mismos de la empresa, pero encuentran un punto clave en el año 1992 cuando la empresa inicio el proceso de implementación de la cultura de calidad total.

El éxito de San Fernando se basa fundamentalmente en el trabajo en equipo de su personal altamente calificado y la adquisición de nuevas y modernas tecnologías, todo esto ha logrado posicionar a San Fernando como la empresa líder en el Perú en todas las líneas que produce y comercializa.

Una parte fundamental del proceso empresarial de San Fernando son sus proveedores, la calidad de sus productos y servicios repercuten directa e indirectamente en nuestros resultados.

7. HORARIOS DE ATENCIÓN

7.1. ALMACENES:

1. Almacén Central: Calle Constelación Austral 135 – La Campiña Chorrillos


LUNES A VIERNES:	8:30 a.m. a 12:30 p.m.
	2:00 p.m. a 5:00 p.m.
SABADO:	8:30 a.m. a 12:30 p.m.

2. Almacén Surquillo: Pasaje San Lorenzo 1210 - Surquillo


LUNES A VIERNES:	8:00 a.m. a 1:00 p.m.
	2:00 p.m. a 6:00 p.m.
SABADO:	8:00 a.m. a 1:00 p.m.

Nota: Las direcciones de los locales industriales se detallan en el Anexo I.

7.2. RECEPCION DE FACTURAS

1. Lima : Pasaje San Lorenzo 1210 Zona Industrial Surquillo


LUNES A JUEVES:	9:00 a.m. a 1:00 p.m.
	2:00 p.m. a 4:30 p.m.

2. Centros de Información:

· Norte CI - Chancay: Calle Luis Felipe del Solar 444 – Chancay (Alt. Panamerica Norte Km. 82.5)

· Centro CI - Chilca: Av. Las Palmeras Lote 24 Urb. Papa León XIII Chilca

· Sur CI Chincha: Carreta San Roque 1 Lote 1 San Pablo Chincha Baja.


LUNES A JUEVES:	9:00 a.m. a 1:00 p.m.
	2:00 p.m. a 4:30 p.m.

3. Planta de AABB Lurín : Av. las Praderas de Lurin s/n , altura Km. 40 antigua Panamericana Sur


MIÉRCOLES:	09:00 a.m. a 1:00 p.m.
	2:00 p.m. a 4:30 p.m.

7.3. ENTREGA DE RETENCIONES Y PAGO DE CHEQUES:

Lima : Pasaje San Lorenzo 1210 Zona Industrial Surquillo


VIERNES	9:00 a.m. a 1:00 p.m.
	2:00 p.m. a 4:30 p.m.

8. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR

Es obligación del proveedor leer el presente manual y aplicar su contenido durante la relación comercial con San Fernando.
Las visitas de proveedores para la presentación de bienes o servicios a cualquiera de los locales de San Fernando, deberá ser previamente coordinada y autorizada por el área de Compras para lo cual deberá remitir su solicitud por escrito y/o vía correo a dicha área.
El proveedor debe contar con una orden de compra o servicio aprobada por el área de Compras para proceder con el abastecimiento del producto o la ejecución del servicio. San Fernando no se responsabilizara por los acuerdos realizados sin la respectiva orden.
El proveedor debe presentar una copia de la orden al usuario receptor antes de entregar un bien o ejecutar un servicio.
Después de entregar el bien, el proveedor debe solicitar el sello y la firma de la guía de remisión correspondiente. La hoja “Destinatario” en original debe adjuntarse a su factura.
Después de ejecutar el servicio, el proveedor debe solicitar el Acta de Conformidad (Anexo II) debidamente firmada al área usuaria.
El proveedor debe entregar los bienes o ejecutar los servicios únicamente en los lugares indicados en la orden.
El proveedor debe presentar su factura únicamente en los lugares y horarios indicados en el punto 7.2, adjuntando los siguientes documentos:

BIENES

· Orden de compra

· Guía de Remisión:

- Las líneas detalladas en las Guías de remisión deben corresponder con la Factura entregada en cantidad y valor, caso contrario no se aceptará la factura.

- El proveedor debe revisar que la Guía de remisión entregada por San Fernando, cuente con el sello y firma del lugar de recepción, así como el número de transacción de ingreso al sistema EBS.

- Para el caso de Guías de Remisión por Activos, ésta debe incluir además el número de activo de San Fernando.

SERVICIOS

· Orden de compra

· Acta de Conformidad de Servicios

EL proveedor debe presentar la copia “Control Administrativo” de su factura en el lugar y horario indicado en el punto 7.2, para el recojo del Comprobante de Retención.
El proveedor debe presentar su factura con los documentos indicados en el punto 8 en un plazo máximo de 48 horas posteriores a la entrega del bien o servicio.
El vencimiento de la factura se calcula desde la fecha de recepción de la misma en las áreas autorizadas y según la forma de pago especificada en la orden de compra o servicio. Los pagos se hacen efectivos el día Viernes posterior a la fecha de vencimiento.

9. INTEGRIDAD DE LA DATA

San Fernando considera la importancia de mantener la información de nuestros proveedores actualizada, con este fin se requiere que los proveedores tengan en consideración los siguientes puntos:

· La información de los proveedores en la Base de Datos de Proveedores, se ingresa y actualiza según el Formato Ficha de Inscripción de Proveedores (Anexo III), la cual es solicitada inicialmente para la inscripción de proveedores nuevos.

· Cualquier modificación menor en campos como direcciones, contactos, teléfonos, direcciones de correo, debe ser informada a San Fernando por escrito a través de Carta Formal. San Fernando, con esta información procederá a la actualización de los datos.

· Cualquier cambio de Razón Social o RUC, requiere el llenado de una nueva Ficha de Inscripción de Proveedores y la presentación de la Solicitud Formal mediante carta al Área de Compras. Se debe adjuntar copia del nuevo RUC de la empresa. El área de Compras evaluará nuevamente la inscripción del proveedor.

· Cualquier cambio en la modalidad de pago establecida (cambio de cuentas bancarias, cambio de bancos. descuentos de facturas, medios de pago) requiere de una solicitud formal por escrito enviada al Área de Finanzas, con copia al Área de Compras.

En el Anexo IV se adjuntan los responsables de cada una de las Áreas mencionadas.

10. COMUNICACIONES

Con el objetivo de optimizar el flujo de información entre los proveedores y las diferentes Áreas de San Fernando, se detallan a continuación el tipo de comunicaciones que debe tratarse con cada Área:

Área de Compras:

- Compradores: Cursar o solicitar cualquier tipo de información referida a términos de contratación (precios, formas de pago. Cláusulas de contratos, etc) y presentación de nuevos proveedores, productos y servicios.

- Programadores de Proveedores: Cursar o solicitar cualquier información relacionada a fechas de entrega, Ordenes de Compra o servicio no recibidas, solicitud de correcciones en la orden de compra o servicio.

Área de Recepción de Facturas: Cursar o solicitar cualquier información relacionada a las fechas de recepción y registro de facturas y comprobantes de pago de detracciones.

Área de Finanzas : Cursar o solicitar información en relación a modalidades de pago, fechas de pago , entrega y recojo de Cartas Fianza.

Área Legal: Cursar o solicitar información en relación a firmas de contratos y vencimientos así como cualquier información de tipo Legal. Los términos y cláusulas del contrato deben revisarse con los Compradores quienes son el nexo con el Área Legal.

En el Anexo IV, se adjunta la relación de los responsables de cada una de las Áreas mencionadas.

11. MEDICION DE DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR

Para San Fernando la medición del desempeño del proveedor es una herramienta necesaria que garantiza el cumplimiento de las especificaciones establecidas en lo referente a las fichas técnicas, términos y condiciones comerciales, requisitos de calidad y medio ambiente y permite mejorar la relación comercial con nuestros proveedores.

Estas evaluaciones buscan construir relaciones a largo plazo que nos permitan mejorar y crecer conjuntamente logrando así el beneficio de ambos.

Las principales consideraciones que se toman en cuenta en la calificación de los proveedores son:

- Calidad del producto y/o servicio: Se mide la capacidad del proveedor para cumplir con la entrega de los documentos requeridos por San Fernando: Registros de calidad, certificados de calidad de lote, informes de ensayo, resultados de control de calidad, certificación de su sistema de calidad, registros de biodegradabilidad, evaluación de ciclo de vida de producción de los componentes del producto relacionados al medio ambiente, etc.

- Cumplimiento: Se mide el cumplimiento de las fechas de entrega pactadas para los productos y servicios en calidad, cantidad y lugar descrito en la orden de compra ò servicio.

- Valor Agregado del producto y/o servicio: Se mide los servicios adicionales, generalmente sin costo, que nos brinda un proveedor cuando nos vende el producto y/o servicio.

- Precio: Se mide si es acorde con el precio del mercado competitivo y los requerimientos de la empresa. Se mide capacidad del proveedor de brindar precios fijos por un periodo determinado de tiempo.

- Presentación del producto y/o servicio: Se miden las condiciones de prestación del servicio o las condiciones en que llega la mercadería. Se toma en cuenta el embalaje, las condiciones de transporte, los criterios de almacenamiento, la identificación, la puntualidad al momento de la entrega del producto, el manejo de los residuos generados a partir del servicio, etc.

- Evaluación comercial y financiera: Se mide la situación financiera y comercial, principales clientes, proveedores, referencias bancarias, etc

- Auditorias a Proveedores: Se mide a través de las auditorias realizadas por San Fernando en las instalaciones del proveedor para evaluar sus procesos, verificar sus instalaciones, infraestructura, política de protección ambiental, la calidad del producto y/o servicio que nos va a suministrar o prestar respectivamente. Pueden realizarse previa a la contratación o durante la relación comercial. Todos los proveedores de productos críticos, deben ser auditados al menos una vez cada 18 meses. Los Compradores o Programadores de proveedores a cargo de las auditorias informaran al proveedor con la debida anticipación las fechas de ejecución y los resultados de las mismas.

El puntaje de evaluación varia de 0 a 20 puntos. San Fernando considera como puntaje mínimo aprobatorio:

Proveedor Nuevo (Con menos de 3 meses de antigüedad) : 13
Proveedor Aprobado (Con mas de 3 meses de antigüedad) :15

San Fernando promueve la mejora continua, por tal motivo el proveedor que obtiene un puntaje por debajo del mínimo aprobatorio se considera “En Observación” y debe presentar un plan de acción el cual será monitoreado hasta el levantamiento de las observaciones.

Los resultados de las evaluaciones serán comunicados oportunamente por el Área de Compras. De considerarlo necesario los proveedores podrán solicitar a los compradores una reunión para la revisión de los informes y evaluaciones.

12. PROCEDIMIENTOS INTERNOS

a. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

Proveedores Nuevos

Los proveedores que deseen ingresar a la lista de posibles proveedores de San Fernando deberán presentar la siguiente documentación:

· Carta de Presentación de la Empresa, la cual debe incluir como mínimo el detalle de los productos o servicios ofrecidos, representación de marcas, teléfonos y persona de contacto.

· Relación de sus cinco principales clientes indicando las personas de contacto para referencias

· Catálogos u Hojas Técnicas de los bienes o servicios ofertados (opcional)

Esta documentación podrá ser remitida en sobre cerrado con atención al Área de Logística – Compras (Av. Republica de Panamá 4295 Surquillo) o vía fax al 447-8728.

Esta documentación será revisada por los compradores del área quienes los contactarán para solicitar información adicional en caso sea necesario.

Ingreso a la Base de Datos de Proveedores Aprobados

Los proveedores que sean pre-seleccionados por los compradores, deberán presentar la siguiente documentación:

Ficha de Inscripción de Proveedores (Anexo II)
Este formato deberá ser completamente llenado por el proveedor incluyendo toda la información solicitada en él. Asimismo,deberá ser firmado por el representante Legal de la empresa.
Importante: San Fernando a través de la información consignada en este formato realiza una evaluación preliminar del proveedor; por lo que no se aceptaran Fichas de registro que no estén completas.
Muestras de los productos ofertados en caso sea necesario.
El comprador responsable indicará al proveedor la forma, el lugar y persona de contacto en donde entregar la muestra para su evaluación.
En caso la muestra sea aprobada, el proveedor deberá solicitar al responsable de evaluación el formato Aprobación o Rechazo de Productos (FILCM001) – Anexo VI, el cual deberá ser remitida al Área de Compras.
Ofertas y Cotizaciones
El comprador solicitará al proveedor las cotizaciones u ofertas técnico-económicas según sea el caso para su evaluación.

Una vez entregada la documentación y para completar la evaluación, el comprador podrá solicitar una visita a las instalaciones del proveedor.

Si luego de culminada la evaluación, ésta es satisfactoria, el comprador procederá a coordinar el Registro del Proveedor aprobado en la Base de datos de proveedores de San Fernando.

PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y COTIZACIONES

La solicitud formal de Pedidos de Cotización la realiza únicamente el Área de Compras de San Fernando a través de las siguientes modalidades:

· Pedido de Cotización (PDC) – Se convoca a cotizar por invitación directa entregando un expediente técnico, bases administrativas y cronograma.

· Pedido de Cotización simple – Es enviado vía correo electrónico, fax o telefónicamente, indicando las especificaciones técnicas del bien o servicio.

Los proveedores que deseen cotizar bienes o servicios a San Fernando deberán cumplir lo siguiente:

· Las ofertas y cotizaciones formales deben ser presentadas únicamente al Área de Compras.

· El personal de Compras es el nexo entre los usuarios y el proveedor. Los usuarios de San Fernando previa coordinación con el Área de Compras, podrán solicitar detalles técnicos a nuestros proveedores. En ningún caso el proveedor deberá enviar ofertas económicas formales a las áreas usuarias, solo podrá enviar cotizaciones referenciales copiadas al área de Compras

· La Forma de Pago ofertada en las cotizaciones enviadas a San Fernando, debe considerar un Crédito con un mínimo de Factura a 15 días. No se aceptaran Formas de pago al Contado.

· La única área autorizada para aprobar cotizaciones y formalizarlas a través de una orden de compra o servicio es el área de Compras. En casos excepcionales únicamente el área de Compras podrá autorizar a un proveedor a entregar un bien o ejecutar un servicio con cargo a regularizar la orden correspondiente.

IMPORTANTE: Únicamente el área de Compras podrá convocar, evaluar y seleccionar proveedores.

TIPOS DE ORDENES DE COMPRA

Los únicos documentos de Compra aceptados por San Fernando son la Orden de Compra y Servicio. Los tipos de Ordenes de Compra/Servicio manejados por San Fernando se detallan a continuación:

Orden de Compra Standard: este tipo de orden se utiliza cuando se requiere un bien o servicio especifico y puntual, las cantidades, lugar y fechas de entrega son indicadas en la orden.

Acuerdo de Compra Abierto: este tipo de orden se utiliza cuando se planifica comprar bienes contratar servicios a un proveedor específico durante un periodo de tiempo; los precios y términos comerciales deben permanecer fijos durante la vigencia del acuerdo de compra, los montos totales especificados son referenciales.

Despacho Abierto: se utiliza para establecer el pedido real (dentro de las fechas efectivas del acuerdo de compra abierto); se especifican las cantidades, lugares y fechas de entrega y constituyen un compromiso de compra para San Fernando.

Contrato: Acuerdos a largo plazo con los proveedores para formalizar los términos y condiciones acordados y avalados por un contrato formal firmado por ambas partes. Los acuerdos se asocian a órdenes de compra standard que hagan referencia a los contratos y especifiquen el detalle de los bienes y servicios adquiridos.

Orden de Compra Planificada: es un acuerdo a largo plazo que compromete a comprar artículos o servicios según un cronograma de entregas pre-establecido. Se especifican desde la emisión de la orden las cantidades, precios, términos de pago y fechas de entrega.

Despacho Programado: se utiliza para liberar las entregas según cronograma de la Orden Planificada.

RECEPCIÓN DE ORDENES DE COMPRA Y ACEPTACION

Las Ordenes de Compra / Servicio, una vez aprobadas, son enviadas por los Programadores de Proveedores a los respectivos proveedores vía correo electrónico o fax.
Es responsabilidad del proveedor:
Confirmar vía correo electrónico, fax o telefónicamente la recepción y aceptación de la orden de compra o servicio. La Aceptación de la orden implica la aceptación de las especificaciones, los términos comerciales, precios, cantidades y fechas de entrega pactadas que se indican en la misma.
El proveedor deberá revisar toda la información consignada en la orden. Cualquier modificación requerida en la Orden de Compra/Servicio deberá ser solicitada dentro de las 48 horas de recibida la misma al Programador de Proveedores responsable.
De no recibir dentro de las 48 horas de enviada la Orden de Compra/Servicio, ninguna respuesta por parte del proveedor, se entenderá aceptada en todos sus términos.

COMUNICACIÓN SOBRE CAMBIOS EN LOS TERMINOS DE LA ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

· Todo cambio o corrección requerida en una orden deberá ser comunicado en un plazo no mayor a 48 horas al programador de proveedores responsable.

· Cualquier variación en cuanto a especificaciones, precios, cantidades, fechas de entrega, etc. deberá ser informado y aprobado por el Área de Compras. El proveedor debe solicitar la modificación de la Orden según los cambios autorizados por el Comprador o Programador de Proveedores.

· En ningún caso el proveedor podrá adelantar la fecha de entrega pactada en una orden, sin antes informar y contar con la autorización del Área de Compras.

ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIOS

El acta de conformidad (Anexo II) es un formato interno de San Fernando utilizado para dar conformidad a un servicio ejecutado por un proveedor ya sea para Conformidad final de Obra o para Valorización de obra.

· Es Responsabilidad del usuario que solicita y supervisa el servicio, entregar al proveedor el Acta de Conformidad respectiva, debidamente llenada y firmada.

· Es Responsabilidad del Proveedor que ejecuta el servicio, solicitar al usuario responsable, una vez terminado su trabajo, la emisión y firma del Acta de Conformidad respectiva

· El proveedor deberá verificar que la información (numero de Orden, fecha de ejecución del servicio, monto autorizado, descripción, firmas, etc) indicadas en el acta de conformidad sean correctas (ver Anexo V).

Importante: Siendo el cumplimiento de las fechas de ejecución de los servicios, parte de la evaluación del proveedor, es importante que el proveedor verifique que la fecha de recepción que se consigne en el Acta de Conformidad de Servicios, coincida con la fecha real de culminación del mismo.

ACEPTACION O RECHAZO DE BIENES Y SERVICIOS

San Fernando puede proceder a devolver un bien o rechazar un servicio, si considera que éstos no han sido suministrados de acuerdo a las especificaciones y condiciones detalladas en las ordenes, Fichas Técnicas, planos y demás información entregada por San Fernando al proveedor.

Los formatos utilizados para la devolución o rechazo de productos o servicios son los siguientes:

· Aprobación o Rechazo de Productos (FILCM001) – Anexo VI

· Informe de prestación de servicio (FILCM003) – Anexo VII

Los formatos mencionados anteriormente son enviados por el Programador o Comprador responsable a los proveedores vía correo electrónico o fax. El proveedor debe enviar dentro de las 48 horas siguientes a su recepción y en el mismo formato, el detalle de las acciones que tomara para el levantamiento de las observaciones. Estos formatos formarán parte del file del proveedor y de su evaluación.